Należy zacząć od tego, że kontrola wewnętrzna jest systemem polegającym na zapobieganiu nadużyciom, wypaczeniom, błędom, oszustwom czy zwykłemu marnotrawstwu 🕵️♀️
▫️
W każdej firmie istnieje system kontrolny, w przeciwnym razie jej majątek zostałby bardzo szybko rozkradziony. Jego elementem jest na przykład porównywanie ilości i rodzaju przyjmowanego zapasu 🔩⚙️ z zamówieniem czy fakturą dostawcy, ale też zwykłe zamykanie drzwi na klucz czy ochrona lub monitoring.
▫️
Działa również wtedy gdy przed wysłaniem deklaracji VAT porównujemy zobowiązania wobec US z kwotą wynikającą z deklaracji to też wykonujemy czynności kontrolne🔍.
▫️
Analiza należności i działania windykacyjne 👨⚖️ również są elementem tego systemu.
▫️
Przejawem bardzo typowym działań kontrolnych jest przeprowadzanie inwentaryzacji⏳.
▫️
Jak więc budować ten system aby nie przeoczyć ważnej nieprawidłowości a jednocześnie nie obciążać firmy nadmierną ilością obowiązków 😰 i robić to w taki sposób by nie ponosić wysokich kosztów 💰💶💸 dodatkowych czynności kontrolnych?
▫️
Ważne aby dokonać analizy danego zagadnienia obejmowanego kontrolą pod względem jego istotności💷, czyli ważności tego zagadnienia dla firmy, często pod względem wartości (stan zapasów w kwocie 500 tys. zł jest zagadnieniem znacznie istotniejszym niż środki pieniężne w kasie w kwocie 10 tys. zł).
▫️
Drugim elementem analizy jest ryzyko🧯.
▫️
W sposób naturalny środki pieniężne są bardziej podatne na nadużycia 😈 niż zapasy, chociażby ze względu na objętość czy wagę i brak konieczności zbycia.
▫️
Zwykle posługujemy się tak zwaną mapą 🗺 ryzyka🏇. Im większa wartość danej pozycji, tym mniejsze ryzyko możemy zaakceptować, zwiększając działania kontrolne ✅.
▫️
Jeśli w magazynie posiadamy makulaturę o wartości kilkuset złotych, to prawdopodobnie ograniczymy się do zamknięcia go na klucz i nie zatrudnimy firmy ochroniarskiej ani nie zainstalujemy systemu monitoringu🔐.
▫️
⚠️Jeśli posiadamy w kasie 100 tys. zł, to nie wystarczy zamknąć ich w szafce 🔑, najprawdopodobniej w takim przypadku sprawimy sobie solidny sejf🗄.
Jeśli nie chcemy obniżać ryzyka nadużyć, czyli zwiększać bezpieczeństwa choćby inwestując w sejf, musimy obniżyć istotność danego zagadnienia, czyli w przypadku gotówki zmniejszać przechowywaną jej ilość.